جستجو در چشم انداز بسیار آسان است، اما چرا شما را مجبور به تایپ کردن جستجوهای مشابه بیش از حد اگر شما آنها را به طور منظم انجام دهید؟ جستجوی سفارشی پوشه ها به شما این امکان را می دهد که جستجوهای سفارشی را ذخیره کنید تا بتوانید فقط با یک یا دو کلیک دوباره به آنها بازگردید.
و در حالی که وسوسه است فقط از پوشه های سفارشی جستجو مانند جستجوی ذخیره شده فکر کنید، آنها واقعا خنک تر از آن هستند. از آنجایی که آنها به صورت خودکار به روزرسانی میشوند، در واقع کارکردشان مانند پوشههای مجازی، شبیه ویژگی ویژگیهای برچسب در Gmail است، به جز قدرتمندتر. آیا می خواهید یک پوشه ای که فقط پیامهایی را که از یک فرد خاص خوانده نشده است، نشان دهد و یک یا چند پیوست داشته باشد؟ هیچ مشکلی نیست.
بیایید نگاهی به نحوه تنظیم آنها ببریم.
یک پوشه جستجو از پیش تعریف شده در Outlook ایجاد کنید
Outlook در حال حاضر تعدادی از پوشه های جستجوی پیش تعریف شده را دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. شما نمیتوانید هر کدام از اینها را سفارشی کنید، اما برای اینکه بتوانند نیازهای شما را پوشش دهند، ابتدا باید آنها را بررسی کنید.
برای شروع، پوشههای جستجو خود را در پایین لیست پوشهها پیدا خواهید کرد. در فایل داده Outlook خود در سمت چپ پنجره. هر فایل داده دارای پوشه جستجوی خود است، بنابراین اگر از چشم انداز برای بررسی بیش از یک حساب کاربری استفاده می کنید، می توانید پوشه های جستجوی مختلف را برای هر یک از آنها تنظیم کنید.
شما حتی نمی توانید انتخاب کنید هرچند که پوشه "جستجو پوشه ها"، تا زمانی که اولین پوشه جستجوی خود را ایجاد نکرده اید. برای ایجاد یک پوشه جستجو، روی برگه «پوشه» روی نوار کلیک کنید و سپس روی «پوشه جستجوی جدید» کلیک کنید.
این پنجره پنجره جستجو جدید را باز می کند. شما یک دسته از پوشه های جستجوی پیش تعریف شده را به عنوان دسته بندی مانند خواندن ایمیل، ایمیل از افراد و لیست ها و سازماندهی ایمیل خواهید دید. اکثر پوشه ها کاملا توضیح دهنده هستند، بنابراین ما جزئیات آنها را پوشش نمی دهیم – شما فقط می توانید از طریق آنها فهرست کنید.
در اینجا، ما یک پوشه جستجوی جدید ایجاد می کنیم که ایمیل های خوانده نشده را نشان می دهد. این یک پوشه جستجو فوق العاده مفید است که اطراف آن را داشته باشد، زیرا همه ایمیل های خوانده نشده خود را نشان می دهد بدون توجه به اینکه چه پوشه ای آن ذخیره شده است. فقط روی پوشه جستجو که می خواهید ایجاد کنید را کلیک کنید و سپس دکمه OK را بزنید.
خیلی ساده، درست است؟ در حال حاضر، نگاهی به ایجاد پوشه های سفارشی جستجوی خودمان داریم، که قدرتمندتر هستند.
یک پوشه سفارشی جستجو در Outlook ایجاد کنید
پوشه های جستجو سفارشی به شما اجازه می دهد که معیارهای اضافی را که پوشه های جستجوی پیش تعریف شده شامل نمی شوند شما می توانید تقریبا با هر فیلدی که پیام چشمک می زند جستجو کنید. از همه مهمتر، شما می توانید یک پوشه جستجوی سفارشی ایجاد کنید که از چندین معیار برای انتخاب پیام استفاده می کند. برای مثال، شما می توانید یک پیام نمایش تنها از افراد خاص داشته باشید و کلمات خاصی در خط موضوع داشته باشید.
برای ایجاد یک پوشه جستجو، روی تب "پوشه" در نوار کلیک کنید و سپس بر روی "جستجوی جدید" کلیک کنید پوشه "را فشار دهید.
در پنجره جدید جستجو پوشه، پایین پایین صفحه بروید، گزینه «ایجاد یک پوشه جستجوی سفارشی» را انتخاب کنید، سپس روی دکمه «انتخاب» که ظاهر می شود کلیک کنید.
در پنجره پوشه جستجوی سفارشی، یک نام برای پوشه خود را تایپ کنید.
بعد، معیارهای جستجوی را تنظیم کنید، بنابراین دکمه «معیارها» را فشار دهید.
پنجره معیارهای پوشه جستجو به شما اجازه می دهد تا جستجوی خود را سفارشی کنید، و شما می توانید به عنوان بسیاری از معیارهای موجود را به عنوان که شما می خواهید را انتخاب کنید.
تب "پیام" شامل معیارهای اولیه است که شما اجازه می دهد برای کلمات خاص در موضوع یا پیام بدن، فرستندگان و گیرندگان. شما همچنین می توانید جستجو را به پیام هایی محدود کنید که در آن شما تنها شخصی در خط "To" یا در خط "To" یا "Cc" با دیگر افراد هستید.
و شما حتی می توانید یک محدوده زمانی برای پیام بر اساس در هنگام دریافت، فرستادن، اصلاح و غیره. بنابراین، برای مثال، شما تنها می توانید پیام هایی را که در هفت روز گذشته دریافت کرده اید را نشان دهید.
برگه «گزینه های بیشتر» معیارهای دیگری را برای محدود کردن جستجوی شما فراهم می کند. شما می توانید از طریق پیام ها در دسته های خاص، کسانی که خوانده اید یا دارای پیوست هستند، با اهمیت پیام، کسانی که پرچم گذاری شده اند یا نه، و حتی با اندازه واقعی پیام را جستجو کنید. به هر حال، آخرین ممکن است برای پیدا کردن و حذف پیوست های بزرگ مفید باشد.
زبانه «پیشرفته» به شما امکان می دهد معیارها را بر اساس تمام زمینه هایی که یک شی Outlook بتواند ذخیره کند، اضافه کنید. تعداد زیادی از آنها وجود دارد، بنابراین ما آنها را در اینجا پوشش نمی دهیم. اما اگر شما نیاز به جستجوی چیزی است که در برگه های دیگر پیدا نکرده اید، این احتمال وجود دارد که آن را با کلیک کردن روی دکمه "Field" و مرور منوها پیدا کنید.
با تنظیم تمام معیارهایی که می خواهید در این سه زبانه تنظیم کنید، پیش بروید و روی دکمه "OK" کلیک کنید تا به پنجره پوشه جستجوی سفارشی بازگردید. یکی دیگر از مواردی که ممکن است بخواهید قبل از اینکه این کار را انجام دهید پیکربندی کنید.
به طور پیشفرض، جستجوی سفارشی که ایجاد میکنید از همه پوشههای فایل داده Outlook شما جلوگیری میکند. اگر می خواهید آن را فقط به برخی از پوشه ها محدود کنید، بر روی دکمه "مرور" کلیک کنید.
در پنجره انتخاب پوشه ها پوشه هایی را که می خواهید در جستجو وارد کنید انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید "
و سپس در پنجره اصلی سفارشی، به جلو بروید و دوباره" OK "را کلیک کنید.
چشم انداز ایجاد پوشه جستجوی سفارشی و اضافه کردن آن به نمایش پوشه
هنگامی که از آن استفاده میکنید، قابلیت سفارشی پوشه بسیار قدرتمند است. در اینجا فقط چند نمونه از چیزهایی که می توانید از پوشه های جستجو استفاده کنید عبارتند از:
- پیام ها به و از رئیس خود
- پیام ها با پرچم پیگیری حل نشده بر اساس دسته (به عنوان مثال، شما می توانید تنها موارد حل نشده در رده شخصی را جستجو کنید )
- پیامهای با اهمیت بالا
- پیامها به و از یک مشتری (حتی میتوانید از حوزه کامل خود در کادر جستجو استفاده کنید و همه زمینهها را جستجو کنید)
- پیامهای دارای پیوستها و بیش از یک اندازه مشخص عالی برای از بین بردن attachments بزرگ و کاهش اندازه فایل داده خود را)
و آن را فقط سطح خراشیده است. بنابراین، چه نوع پوشه های جستجو ایجاد می کنید؟ به ما اطلاع دهید!
